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Usare sempre un linguaggio educato.
E' una regola ovvia di ogni contesto comunicativo. Meno importante nella rete è dare del "tu" agli altri , anche quando normalmente si userebbe la terza persona. Per i navigatori il rispetto è una questione più di sostanza che di forma.
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Non fare flame.
Il termine (di origine anglo-telematica) significa fiamma e fare flame corrisponde ad infiammarsi, spingersi troppo oltre nelle critiche e nei rimproveri utilizzando toni non adatti ad ogni discussione civile. Nel contesto della CMC la conversazione e la discussione devono essere sempre improntate al massimo rispetto di tutti.
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Usare le "emoticons"per chiarire meglio la propria opinione.
In generale in tutte le forme di comunicazione che non comportano un diretto contatto face to face, occorre essere attenti a non usare formule e/o parole che possono essere interpretate ambiguamente. Mentre, infatti, in presenza si può sempre supportare il senso del discorso con le espressioni facciali o la mimica, aiutando l'interlocutore ad una interpretazione corretta, nella CMC ciò non è sempre possibile. Possiamo però aiutarci con le cosiddette "emoticons" (altro neologismo composto dall'unione dei due termini inglesi emotional (emozionale) e icons (icone). Le emoticons sono un codice formato da semplici insiemi di caratteri (due punti, punto e virgola, trattini, parentesi, ecc.) che, nelle diverse combinazioni, disegnano facce stilizzate rappresentanti gli stati d'animo degli interlocutori. Lo stesso codice è oggi molto usato anche nei messaggi (SMS) sui cellulari.
Ecco alcuni esempi tra i più diffusi:
gioia
tristezza
ironia, ammiccare (notare l'"occhiolino" che nella mimica umana significa proprio ammiccamento).
Le emoticons sono a volte realmente fondamentali. Vediamo questo esempio chiarificatore su come possono chiarire il senso della comunicazione:
Frase senza emoticons - "Il tuo intervento non mi è piaciuto affatto".
Frase con emoticons - "Il tuo intervento non mi è piaciuto affatto ".
Soltanto nel secondo caso il nostro interlocutore riuscirà a comprendere che si tratta di uno scherzo e che, in realtà, l'intervento era stato apprezzato.
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Rispettare gli argomenti durante una discussione on line.
Nelle liste di discussione o mailing list è quasi indispensabile la pertinenza degli interventi. Una volta condiviso l'argomento ogni partecipante deve sviluppare il proprio contributo facendo riferimento agli interventi precedenti e a non "andare fuori tema" (off-topic, dall'inglese off, fuori, e topic, argomento).
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Non intervenire nella discussione se non dopo aver preso coscienza del dibattito già sviluppato.
E' buona regola prima di intervenire in una discussione scaricare e leggere attentamente tutti i messaggi precedenti per analizzare i temi trattati e i contributi dei vari interlocutori. Solo in questo modo si avrà la certezza di entrare nel vivo della discussione e di non ripetere temi già trattati. Questo atteggiamento di informazione iniziale in gergo viene chiamato lurking (dall'inglese to lurk, nascondersi, sbirciare). Alcuni gruppi e liste prevedonoa anche e questo proposito una sezione "FAQ" (acronimo di Frequently Asked Questions, risposte a domande ricorrenti) che, ad esempio, eviteranno agli ultimi arrivati di sollevare una questione già ampiamente dibattuta e risolta, cosa che potrebbe dare molto fastidio a chi a già partecipato.
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Non praticare lo spamming.
A nessuno fa piacere trovare nella propria cassella ingiustificate invasioni di email pubblicitarie e comunque non pertinenti con gli argomenti di discussione. Le violazioni di questa regola (purtroppo assai frequenti) sono considerate tra le più gravi. E' consentita una deroga solo in occasione di particolari festività, quando è ammesso ad esempio scambiarsi auguri.
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Prestare attenzione nell'invio degli allegati.
L'invio di un messaggio con allegati un'immagine .bmp (bitmap), un file eseguibile o un documento troppo elaborato (con immagini, schemi ecc.) spesso provoca seri problemi al sistema telematico. Proprio per questo, tra l'altro, molti provider limitano il flusso disponibile per il servizio email del singolo utente. Se l'invio risulta indispensabile, è sempre consigliabile l'utilizzo di un formato compresso (es.: zip, jpeg o gif per le immagini). I formati dei documenti che supportano le macro sono potenziali veicoli di virus e worms. Per quanto riguarda i documenti è preferibile il formato .rtf più sicuro per i virus e i wors e compatibile con ogni editor di testo.
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Astenersi assolutamente dall'inviare messaggi di catene.
E' regola assolutamente necessaria per chi partecipa a liste di discussione non inventare catene, né promuoverle. Non sono per nulla gradite alla maggioranza degli utenti.
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Non utilizzare nei messaggi formattazioni elaborate.
I recenti client di posta (Outlook Express, Netscape Messanger) supportano anche il formato HTML, vale a dire quello usato per il "design" delle pagine Web. Ciò comporta la possibilità di poter inviare e-mail con effetti grafici e quant'altro. Tale caratteristica non è esente da controindicazioni. Non viene garantita la compatibilità il software di posta elettronica con il risultato di ricevere messaggi incomprensibili. Una e-mail che contiene immagni e caratteri speciali è senza dubbio più ingombrante (in termini di dimensioni del file) rispetto ad una redatta in solo testo. Si corre quindi il rischio di intasare la casella postale dei destinatari. Da non dimenticare anche che se si ha la necessita di trasferire su carta questo tipo di messaggio l'operazione di stampa risulta molto meno economica di un messaggio solo testo che in definitiva contiene la stessa sostanza.
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Essere più sintetici possibile.
La sintesi oltre a risparmiare spazio in termini di risorse consente permette a chi coordina il gruppo di discussione l'elaborazione di report e monitoraggi in modo più agevole. In caso di risposta (funzione "reply") la email dovrà contenere quanto meno testo originario possibile (sono sufficienti solo poche righe come riferimento. In generale, una buona regola è quella di limitare il quoting (dall'inglese citare) al minimo indispensabile, tagliando i passi cui non si replica. Ne godrà la dimensione del messaggio, ma, sicuramente, anche la sua leggibilità.
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Inserire sempre la firma in fondo al messaggio.
La firma (che si può digitare di volta in volta o inserire automaticamente) è indispensabile per identificare l'interlocutore e per attribuire la paternità dei vari interventi.